Documentation Ekwos 3.0

Vue d’ensemble

Ekwos se veut un logiciel pour aider à l’organisation et au déroulement d’une compétition équestre. Cette page présente une vue d’ensemble de l’application. Plus de détail sur l’interface utilisateur.

Cavaliers

Cette vue permet de manipuler les cavaliers qui sont enregistrés dans la base de données. Il est possible d’en ajouter, de les modifier, d’en supprimer ou même d’en imprimer une liste.

Montures

Similaire à la vue des cavaliers, celle-ci permet de manipuler les montures.

Inscriptions

Cette vue permet de saisir les inscriptions de manière efficace. Il faut d’abord sélectionner la saison et la compétition pour laquelles on veut entrer de nouvelles inscriptions. Ensuite, il faut entrer les informations sur le cavalier et la monture. Finalement, on clique dans la grille pour inscrire le cavalier et sa monture dans les différentes disciplines.

Temps

Cette vue permet de suivre et gérer le déroulement d’une journée de compétition. Elle permet aussi de manipuler les inscriptions, le temps, l’attribution des bourses et l’attribution des points. Cette vue est donc la plus utilisée lors d’une journée de compétition.

Administration

Cette vue permet d’imprimer diverse rapports sur les compétitions. On y retrouve aussi les fonctionnalités d’importation et d’exportation de données, d’adresse de serveur, de paramètre, d’à-propos ainsi que les vues suivantes :

  • Chartes de point Cette vue permet de manipuler les chartes de point. Les chartes de point sont utilisées par le logiciel pour l’attribution de point aux gagnants d’une discipline.

  • Chartes de paiement Cette vue permet de manipuler les chartes de paiement. Les chartes de paiement définissent les règles d’attribution des bourses aux gagnants d’une discipline.

  • Épreuves Cette vue permet de manipuler les épreuves. Les épreuves définissent les différents types de jeux que doivent accomplir les cavaliers et leur monture. Barils Homme, Slalom et Allez-Retour sont de bon exemple.

  • Compétitions Cette vue permet de manipuler les saisons, les compétitions, les journées de compétition et les disciplines qui la composent.

Une saison se définit par plusieurs compétitions qui auront lieu au cours d’une année.

Une compétition définit un événement logique composé de plusieurs journées de compétition.

Une journée de compétition se définit par l’ensemble des disciplines qui aura lieu dans une journée.

Voici un bon exemple :

  • Saison 2010
    • Festivale Équestre de Valleyfield
      • 4 Sep, 2010
        • Baril Homme
        • Slalom
        • Allez-Retour
      • 5 Sep, 2010
        • Baril Homme
        • Slalom
    • Sainte-Brigide
      • 18 Sep, 2010
        • Baril Homme
        • Slalom
        • Allez-Retour
      • 19 Sep, 2010
        • Baril Homme
        • Slalom

Première utilisation

Lors de votre première utilisation de Ekwos, vous devez procéder à plusieurs configurations.

  • Ajoutez votre licence.

  • Importez d’abord la liste de cavaliers et de montures dans la vue Administration, liste que vous pouvez compléter manuellement si besoin ou entrez manuellement tous vos cavaliers et montures .

  • Créez une charte de point, ce qui permet de calculer automatiquement les points des cavaliers et montures à la fin de chaque compétition.

  • Créez une charte de paiement qui permet la distribution des bourses entre les gagnants.

  • Créez chaque épreuve prévue pour votre saison.

  • Créez finalement vos compétitions et définir l’ordre des épreuves pour une journée.

Maintenant vous êtes prêts pour l’utilisation du logiciel Ekwos !

Utilisation lors d’une compétition

Configuration

Avant de poursuivre la lecture de ce document et des articles attachés, assurez-vous d’avoir complété la configuration d’Ekwos et de bien comprendre les principes qui y sont attachés.

Pour procéder à la configuration d’Ekwos veuillez suivre le guide suivant : Première utilisation.

Début d’une compétition

En début de compétition, soit le matin de la première journée, vous devez commencer par l’entrée des inscriptions à partir des feuilles d’inscription.

Lorsque toutes vos inscriptions sont entrées, vous devez générer un ordre de passage aléatoire.

En cour de journée

Lorsque les premières épreuves débutent, vous devez entrer manuellement les temps dans le logiciel Ekwos.

Lorsqu’une épreuve est complétée, vous pouvez en générer les résultats et les imprimer.

Fin de compétition

Lorsque toutes les épreuves d’une compétition sont complétées, il vous est possible d’imprimer un bilan financier de la compétition qui aidera les organisateurs à faire leur bilan financier, d’imprimer les résultats de la compétition, de faire de l’impression sur chèque et d’imprimer une liste de cavaliers participants.

Interface utilisateur

L’interface utilisateur du logiciel se décompose en plusieurs vues offrant des fonctionnalités différentes. Les paragraphes suivants décrivent brièvement les fonctionnalités offertes dans chacune des vues.

Pour afficher une vue différente, il suffit de sélectionner un des onglets qui s’affiche dans la partie supérieure de la fenêtre. La vue administration comporte d’autres sous-vues situées dans la partie inférieure de la fenêtre. Voici une liste des vues disponibles :

  • Cavaliers
  • Montures
  • Inscriptions
  • Temps
  • Administration
    • Charte de point
    • Charte de paiement
    • Discipline
    • Compétition

L’image suivante est une capture de la fenêtre principale présentant la décomposition de l’interface en quatre composantes :

  1. Onglet permettant d’afficher une vue différente.
  2. Barre d’outils propre à la vue.
  3. Contenu de la vue.

Fenêtre principale d'Ekwos

Cavaliers

Un cavalier représente une personne qui participe à une ou plusieurs épreuves. Il est requis de créer un cavalier différent pour chaque personne physique.

Les cavaliers peuvent être ajoutés, modifiés et supprimés manuellement. Vous pouvez aussi importer en tout temps la liste de cavalier de la FEQ dans la vue d’administration.

Créer un nouveau cavalier

Pour ajouter un cavalier, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Cavaliers.
  2. Cliquez sur Ajouter Cavalier, ce qui va créer une nouvelle ligne au bas de la liste.
  3. Double-cliquez sur un champ pour le modifier.

Description des champs

ChampDescription
No (Numéro de référence)Ce numéro devrait correspondre au numéro de membre de la FEQ.
NomLe nom de famille du cavalier. P.ex.: Dufresne.
PrénomLe prénom du cavalier. P.ex.: Patrik.
SexeLe sexe du cavalier.
Date d’expirationDate à la quel le cavalier devrait renouveler la carte de la FEQ.
CoordonnéesVous avez la possibilité d’inscrire les coordonnées complètes du cavalier, ce qui, en temps voulu, vous permettra de créer et d’imprimer un “mailing”.
CommentaireL’utilisation du champ «Commentaire» est laissé à la discrétion de l’utilisateur.

Notice : Pour les nouveaux membres n’ayant pas encore reçu un numéro de membre, vous pouvez laisser le champ vide.

Création d'un nouveau cavalier

Jumeler des cavaliers

La fonctionnalité de jumeler des cavaliers est utilisée afin de supprimer les doublons de cavaliers qui peuvent survenir lors de la saisie des inscriptions ou lors de l’importation de cavaliers. L’objectif de cette fonction est de joindre deux cavaliers qui représentent la même personne physique.

Pour joindre des cavaliers, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez les cavaliers que vous voulez joindre. (En utilisant la combinaison Ctrl + clique)
  2. Cliquez sur le bouton Jumeler.
  3. Répondez oui au message de confirmation.

Selectionez deux cavaliers pour les jumeler

Imprimer la liste des cavaliers

Il est possible d’imprimer une liste des cavaliers entrés en suivant les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Cavaliers.
  2. Cliquez sur le bouton d’impression.
  3. Sélectionnez vos options d’impression.
  4. Cliquez sur Imprimer

Exemple d'impression d'un liste de cavaliers

Montures

Une monture représente un cheval qui participe à une ou plusieurs épreuves. Il est requis de créer une monture pour chaque cheval physique.

Comme pour les cavaliers, il vous est possible d’ajouter, de modifier et de supprimer manuellement des montures. Alors qu’il est aussi possible d’importer la liste officielle des montures de la FEQ dans la vue administration.

Créer une nouvelle monture

Pour créer une monture, suivez les étapes suivantes :

  • Cliquez sur l’onglet Montures.
  • Cliquez sur Ajouter Monture, ce qui va créer une nouvelle ligne au bas de la liste.
  • Double-cliquez sur un champ pour le modifier.

Description des champs

ChampDescription
No (Numéro de référence)Ce numéro devrait correspondre au numéro de membre de la FEQ.
NomDéfinis le nom complet de la monture. P.ex.: Jack the Jumper.
Date de naissanceDéfinis la date de naissance de la monture.
CommentaireL’utilisation du champ «Commentaire» est laissé à la discrétion de l’utilisateur.

Notice : Pour les nouvelles montures n’ayant pas encore reçu un numéro, vous pouvez laisser le champ vide.

Fenêtre de création d'une monture

Jumeler des montures

La fonctionnalité de jumeler des montures est utilisée afin de supprimer les doublons de montures qui peuvent survenir lors de la saisie des inscriptions ou lors de l’importation de montures. L’objectif de cette fonction est de joindre deux montures qui représentent le même cheval.

Pour joindre des montures, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez les montures que vous voulez joindre. (En utilisant la combinaison Ctrl + clique)
  2. Cliquez sur le bouton Joindre.
  3. Répondez oui au message de confirmation.

Sélectionnez deux montures pour les jumuler

Imprimer la liste des montures

Il est possible d’imprimer une liste des montures entrées en suivant les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Montures.
  2. Cliquez sur le bouton d’impression.
  3. Sélectionnez vos options d’impression.
  4. Cliquez sur Imprimer

Exemple d'impression d'une liste de montures

Inscriptions

Une inscription représente une équipe, cavalier(s) et monture(s), qui ont payé pour participer à une épreuve.

Normalement, en début de compétition, un membre de l’équipe fournit au secrétariat une feuille d’inscription en plus d’une somme d’argent pour couvrir les coûts des inscriptions. Les informations inscrites sur cette feuille sont ensuite entrées dans Ekwos.

Entrez les inscriptions

Cliquez sur l’onglet Inscriptions pour commencer la saisie des inscriptions à partir des feuilles d’inscription. Sélectionnez ensuite une saison et une compétition dans les listes déroulantes.

Selon votre configuration, vous avez plusieurs onglets chacun attribué à une feuille d’inscription différente. Dans l’exemple suivant :

  • Centre
  • Jeune
  • Tour de ring

Pour créer de nouvelle inscription, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez un cavalier
    • Entrez les premières lettres du prénom du cavalier.
    • Sélectionnez ensuite le bon cavalier dans la liste proposée. Vous pouvez toujours entrer plus de lettres pour réduire le nombre d’items proposés.
  2. Sélectionnez une monture
    • Comme pour la sélection du cavalier, entrez les premières lettres du nom de la monture et sélectionnez la monture dans la liste proposée.
  3. Cliquez ensuite dans la grille pour inscrire le cavalier et sa monture à une épreuve.

Notice : Pour entrer l’inscription suivante, sélectionnez un nouveau cavalier et une nouvelle monture.

Fenêtre de saisie des inscriptions pour une compétition

Temps

La vue temps permet de voir les épreuves classées par date de compétition, par compétition et par saison. On peut y ajouter directement une ou des inscriptions ou en supprimer, générer l’ordre de passage, générer les résultats et dupliquer les épreuves. C’est aussi dans cette vue que seront entrés les résultats des épreuves.

Saisir les temps

Lors du déroulement d’une compétition, le secrétariat doit entrer les temps dans Ekwos. Il vous est vivement recommandé de prendre les temps sur papier.

La saisie des temps dans Ekwos se fait comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez l’épreuve en cours.
  3. Dans le panneau de droite, double-cliquez sur le champs Temps pour modifier le temps d’un cavalier.

Fenêtre de saisie de temps pour une discipline

Ajout d’inscriptions

Suivez les étapes suivantes pour ajouter une inscription directement dans une épreuve :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez l’épreuve pour laquelle vous voulez ajouter une inscription.
  3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Ajouter inscription, ce qui ajoutera une ligne au panneau de droite.
  4. Dans le panneau de droite, double cliquez sur les champ à modifier.

Ajout d'une inscription depuis la fenêtre de saisie des temps

Suppression d’inscriptions

Suivez les étapes suivantes pour supprimer une inscription directement dans une épreuve :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez l’épreuve pour laquelle vous voulez supprimer une inscription.
  3. Dans le panneau de droite, sélectionnez l’inscription à supprimer.
  4. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Supprimer.
  5. Répondez oui au message de confirmation.

Ordre de passage

En début de compétition, le secrétariat doit produire un ordre de passage pour l’ensemble des épreuves. Ce document explique comment produire cet ordre de passage et au besoin la modifier.

Générer un ordre de passage aléatoire

Suivez les étapes suivantes pour générer un ordre de passage :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez les journées en cours ou les épreuves pour lesquelles vous voulez générer l’ordre de passage. (En utilisant la combinaison Ctrl+clique)
  3. Dans le panneau de droit, cliquez sur Mélanger, ce qui va modifier le champ Ordre.

Notice : vous pouvez repérer cette opération plusieurs fois.

Cliquez sur Melanger pour générer l'ordre de passage

Imprimer l’ordre de passage

Une fois l’ordre de passage généré, il vous est possible de l’imprimer en suivant les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez les journées ou les épreuves pour lesquelles vous voulez imprimer l’ordre de passage. (En utilisant la combinaison Ctrl+clique)
  3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Imprimmer l’ordre de passage.
  4. Sélectionnez vos options d’impression.
  5. Cliquez sur Imprimmer.

Exemple d'impression de l'ordre de passage

Générer les résultats

Lorsqu’une épreuve est complétée, le secrétariat doit normalement fournir l’ordre de classement, le nombre de points attribués aux équipes et le montant de bourse gagné. Ces informations peuvent être rapidement calculées par Ekwos.

Lancer le calcul des résultats

Pour générer les résultats, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, selectionnez les journées ou les épreuves pour lesquelles vous voulez générer les résultats. (En utilisant la combinaison Ctrl+clique)
  3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Résultats, ce qui va modifier les champs Position, Point, Bourse et Division.

Fenêtre pour générer les résultats de compétition

Imprimer les résultats

Une fois les résultats générés, vous pouvez les imprimer en suivant les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez les journées ou les épreuves pour lesquelles vous voulez imprimer les résultats. (En utilisant la combinaison Ctrl+clique)
  3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Imprimer les résultats.
  4. Sélectionnez vos options d’impression.
  5. Cliquez sur Imprimmer.

Exemple d'impression des résultats de compétition

Imprimer les enveloppes de bourse

Une fois les résultats générés, vous pouvez imprimer les enveloppes de bourse en suivant les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez les journées ou les épreuves pour lesquelles vous voulez imprimer les enveloppes de bourse. (En utilisant la combinaison Ctrl+clique)
  3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Imprimer enveloppes de bourse.
  4. Sélectionnez vos options d’impression.
  5. Cliquez sur Imprimmer.

Exemple d'impression des résultats sur enveloppe

Dupliquer une ou des épreuves

Il est possible de dupliquer une épreuve, un groupe d’épreuve, une journée de compétition, une compétition ou une saison pour la réutiliser. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Temps.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez la/les saisons, la/les compétitions, la/les journées de compétition ou l’/les épreuves que vous désirez dupliquer. (En utilisant la combinaison Ctrl+clique)
  3. Cliquez sur Dupliquer, un assistant apparaît pour vous guider dans la duplication. Fenêtre de duplication des inscriptions
  4. Sélectionnez l’endroit où vous voulez dupliquer votre sélection.
  5. Cliquez sur Suivant et cocher les options désirées avant de cliquer sur Terminer.

Administration

La section Administration permet de centraliser l’impression de type administrative. On y retrouve aussi les fonctionnalités d’importation et d’exportation de données, d’adresse de serveur, de paramètre, d’à-propos ainsi que les vues de Chartes de point, de Chartes de paiement, d’Épreuves et de Compétitions.

Impression de rapports

Imprimer le cumulatif des points

Suivez les étapes suivantes pour imprimer un cumulatif des points :

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Cumulatif des points, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression du bilan. Fenêtre d'impression du cumulatif des points
  3. Sélectionnez la saison pour laquelle vous voulez imprimer un cumulatif des points.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression du cumulatif des points
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Imprimer des enveloppes

Il est courant qu’une association ait besoin d’envoyer du courrier à leur membre. P.ex.: Invitation au souper de clôture de saison. Ekwos permet d’imprimer des enveloppes avec l’adresse des cavaliers actifs.

Suivez les étapes suivantes pour imprimer des enveloppes :

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Eveloppes (mailing), un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression des envloppes. Fenêtre d'impression pour l'envoi de courrier
  3. Sélectionnez la saison pour laquelle vous voulez obtenir les cavaliers actifs
  4. Entrez l’adresse de retour à imprimer sur les enveloppes. P.ex.: Patrik Dufresne 249 rue Ellice Joliette, QC J6E 3E8
  5. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression sur enveloppe pour envoi de courrier
  6. Cliquez sur Imprimer.
  7. Sélectionnez vos options d’impression.
    • Pencez à changer le format de papier pour correspond au format de vos enveloppes.
  8. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Imprimer le bilan financier d’une compétition

Pour des raisons administratives, il est courant que le secrétariat comptabilise les entrées et les sorties d’argent pour chaque compétition afin de mettre à jour leurs livres financées. Afin de faciliter cette tâche, Ekwos permet de produire un bilan qui pourrait vous être utile pour accomplir cette tâche.

Suivez les étapes suivantes pour produire un bilan :

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Bilan financier d’une compétition, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression du bilan. Fenêtre d'impression du bilan financier
  3. Sélectionnez les compétitions pour lesquelles vous voulez imprimer le bilan.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression du bilan financier
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Imprimer la liste des équipes

Ekwos permet de produire une liste des équipes par saison, par compétition ou par journée de compétition.

Suivez les étapes suivantes pour produire une liste d’équipes:

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Liste des équipes, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression d’une liste d’équipes. Fenêtre d'impression d'une liste des équipes
  3. Sélectionnez la saison, la compétition ou la journée pour laquelle vous voulez imprimer la liste.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression d'une liste des équipes
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Imprimer les résultats d’une journée de compétition

Ekwos permet de produire une liste des résultats d’une journée de compétition pour une saison, une compétition ou une journée de compétition.

Suivez les étapes suivantes pour produire une liste des résultats d’une journée de compétition:

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Résultat d’une journée de compétition, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression d’une journée de compétition. Fenêtre d'impression des résultats d'une journée de compétition
  3. Sélectionnez la saison, la compétition ou la journée pour laquelle vous voulez imprimer la liste.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression des résultats d'une journée de compétition
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Impression sur chèque d’une journée de compétition

Ekwos permet de produire une impression sur chèque d’une journée de compétition de format chèque, talon, talon pour une saison, une compétition ou une journée de compétition.

Suivez les étapes suivantes pour produire une impression sur chèque d’une journée de compétition:

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Impression sur chèque d’une journée de compétition, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression sur chèque. Fenêtre d'impression des bourse sur chèque
  3. Sélectionnez la saison, la compétition ou la journée pour laquelle vous voulez faire l’impression.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Example d'impression des bourses sur chèque
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Liste de cavaliers

Ekwos permet de produire une liste de cavalier pour une saison, une compétition ou une journée de compétition.

Notice : Ce rapport contient des informations personnelles! Utilisez l’impression de cavaliers dans l’onglet cavaliers pour imprimer une liste de cavaliers sans information personnelle.

Suivez les étapes suivantes pour produire une liste de cavalier :

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Liste de cavaliers, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression de la liste. Fenêtre d'impression d'une liste de cavaliers
  3. Sélectionnez la saison, la compétition ou la journée pour laquelle vous voulez faire l’impression.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression d'une liste de cavaliers
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Liste des non-membres

Ekwos permet de produire une liste des non-membres pour une saison, une compétition ou une journée de compétition.

Suivez les étapes suivantes pour produire une liste des non-membres :

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Liste des non-membres, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression de la liste. Fenêtre d'impression d'une liste des non-membres
  3. Sélectionnez la saison, la compétition ou la journée pour laquelle vous voulez faire l’impression.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression d'une liste des non-membres
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Liste de cavaliers participants

Ekwos permet de produire une liste de cavaliers participants pour une saison, une compétition ou une journée de compétition.

Suivez les étapes suivantes pour produire une liste de cavaliers participants :

  1. Cliquez sur l’onglet Administration.
  2. Cliquez sur le lien Liste de cavaliers participants, un assistant apparaît pour vous guider dans l’impression de la liste. Fenêtre d'impression d'une liste de cavaliers participants
  3. Sélectionnez la saison, la compétition ou la journée pour laquelle vous voulez faire l’impression.
  4. Cliquez sur Terminer, un aperçu du rapport s’affiche. Exemple d'impression d'une liste de cavaliers participants
  5. Cliquez sur Imprimer.
  6. Sélectionnez vos options d’impression.
  7. Cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

Chartes de point

Les chartes de points sont utilisées afin de définir comment les points seront affectés aux gagnants. Une charte de points doit avoir au minimum un nom et le nombre de points que l’on doit affecter pour chaque position.

Il vous est possible de créer plusieurs chartes avec des assignations de points différents. Par exemple, les classes dites spéciales sont rarement comptabilisées pour les finales.

Créer une nouvelle charte de point

Suivez les étapes suivantes pour créer une nouvelle charte de points.

  1. Cliquez sur l’onglet Charte de points dans la vue Administration.
  2. Cliquez sur l’icône Ajouter Charte de point.
  3. Double-cliquez sur la cellule Nom et donner le nom approprié à votre charte de point.
  4. Dans le panneau de droite, double-cliquez pour inscrire les points appropriés à chaque position.

Fenêtre de création d'une charte de point

L’utilisation du champ «Commentaire» est laissée à la discrétion de l’utilisateur

Chartes de paiement

Les chartes de paiements sont utilisées afin de définir comment les bourses seront distribuées aux gagnants. Une charte de paiements doit avoir au minimum un nom et une stratégie.

Créer une nouvelle charte de paiement

Suivez les étapes suivantes pour créer une nouvelle charte de paiement.

  1. Cliquez sur l’onglet Charte de paiement dans la vue Administration.
  2. Cliquez sur l’icône Ajouter Charte de paiement.
  3. Double-cliquez sur la cellule Nom et donner le nom approprié à votre charte de paiement
  4. Double cliquez sur le type de paiement et sélectionnez le type voulu (pourcentage ou valeur fixe)

Dans le panneau de droite, la section Distribution des bourses vous permet de modifier la distribution de la bourse.

ChampDescription avec type pourcentage
Nb. cavalierDéfinit le nombre minimum de cavalier participent à une épreuves pour que cette charte s’applique.
ValeurListe des pourcentage pour la distribution de la bourse. Chaque pourcentage représente une position payé. Chaque ligne représente une nouvelle division.

Fenêtre de création d'une charte de paiement

Exemple

Voici un exemple de charte qui pourrait être utilisé par une association :

Nombre d’équipePoucentage des positionsPoucentage des positions
 1D2D
1 à 41er : 55%
2e : 45%
 
5 à 61er : 45%
2e : 35%
3e : 20%
 
7 à 91er : 33%
2e : 27%
3e : 22%
4e : 18%
 
10 et +1er : 30%
2e : 24%
3e : 19%
4e : 15%
5e : 12%
 
1 à 171er : 30%
2e : 24%
3e : 19%
1er : 15%
2e : 12%
18 à 341er : 24%
2e : 19%
3e : 15%
4e : 14%
1er : 13%
2e : 10%
3e : 5%
35 et +1er : 20%
2e : 16%
3e : 13%
4e : 12%
5e : 11%
1er : 10%
2e : 7%
3e : 6%
4e : 5%

Voici comment l’information doit être entrée dans le logiciel Ekwos.

Nb. CavalierValeurs
155% 45%
545% 35% 20%
733% 27% 22% 18%
1030% 24% 19% 15% 12%
130% 24% 19%
15% 12%
1824% 19% 15% 14%
13% 10% 5%
3520% 16% 13% 12% 11%
10% 7% 6% 5%

Comment la charte est sélectionnée

Étape 1 - Sélection de la charte

La charte de paiement est sélectionnée par Ekwos selon le nombre d’inscriptions et le nombre de divisions pour l’épreuve. P.ex.: pour une épreuve ayant 30 inscriptions et 2 division, Ekwos va sélectionner la charte suivante:

Nb. CavalierValeurs
181D : 24% 19% 15% 14%
2D : 13% 10% 5%
Étape 2 - Modification de la charte

Selon le nombre de gagnants, il est possible qu’Ekwos modifie la charte de paiement. Deux situations nécessitent une modification de la charte.

Cas Speciaux

Quand il n’y a pas assez de gagnants pour le nombre de prix, Ekwos ne suivra pas la distribution normale. Ceux-ci sont alors redistribués au prorata. Ex.:

Nb. CavalierValeurs
125% 20%
20% 15% 10%
5% 5%

Supposons une 2e division avec seulement 2 gagnants alors qu’il y a 3 prix de prévus dans la charte. Le 3e prix sera redistribué entre les 2 gagnants de cette division selon les formules suivantes :

  • Division 2 Gagnant 1 : 20% + 20% / (20% + 15%) * 10% = 25,71%

  • Division 2 Gagnant 2 : 15% + 15% / (20% + 15%) * 10% = 19,29%

Supposons une 2e division sans gagnant. Les prix pour cette division seront redistribués dans les 2 autres divisions selon les formules suivantes :

  • Division 1 Gagnant 1 : 25% + 25% / (25% + 20% + 5% + 5%) * (20% + 15% +10%) = 45.45%

  • Division 1 Gagnant 2 : 20% + 20% / (25% + 20% + 5% + 5%) * (20% + 15% +10%) = 36.36%

  • Division 3 Gagnant 1 : 5% + 5% / (25% + 20% + 5% + 5%) * (20% + 15% +10%) = 9.09%

  • Division 3 Gagnant 2 : 5% + 5% / (25% + 20% + 5% + 5%) * (20% + 15% +10%) = 9.09%

Les mêmes calculs de redistribution sont appliqués pour les chartes à valeur fixes.

Épreuves

Une épreuve est communément appelée une classe, p.ex.: Baril homme 3D et Drapeau. Il vous est suggéré de créer ou importer de la vue d’administration toutes les épreuves avant le début de la saison afin d’économiser du temps.

Créer une nouvelle épreuve

Suivez les étapes suivantes pour créer une nouvelle épreuve.

  1. Cliquez sur l’onglet Épreuves dans la vue Administration.
  2. Cliquez sur Ajouter Saison et modifiez son nom, p.ex.: Été 2011
  3. Cliquez sur Ajouter Épreuve
  4. Dans le panneau de droite, entrez toutes les données relatives à cette épreuve

Description des champs

ChampDescription
TypeDéfinis comment se compose une équipe qui participe à cette épreuve.
Feuille d’inscriptionDéfinis la feuille d’inscription.
Charte de paiementDéfinis comment distribuer les bourses aux gagnants.
Charte de pointDéfinis comment affecter les points aux gagnants.
Coût d’inscriptionDéfinis le montant qui doit être déboursé pour participer à cette épreuve - utilisé pour le bilan financier et la distribution des bourses.
% retenuDéfinit le pourcentage du coût d’inscription retenue pour l’association - utilisé pour le bilan financier et la distribution des bourses.
Nombre de divisionDéfinit le nombre de divisions, p.ex.: Baril 3D.
DivisionPermet d’ajouter et supprimer des divisions pour l’épreuve sélectionné. Double cliquez sur les champs de Division ou de Délais pour en modifier le contenu.
CommentaireL’utilisation du champ «Commentaire» est laissé à la discrétion de l’utilisateur.

Les chartes choisies sont celles que vous avez créées au début de la configuration du logiciel

Il est important d’inscrire ces données, car elles seront prises en cause lors du calcul automatique des bourses et des points Exemple : si vous omettez d’inscrire le pourcentage retenu, tout le montant des coûts d’inscription et de l’ajout sera redistribué aux cavaliers et rien ne sera retenu pour votre association.

Fenêtre de création d'une épreuve

Compétitions

Une compétition représente un regroupement logique de plusieurs journées de compétition. Habituellement, une compétition regroupe la journée du samedi et du dimanche.

L’objectif des compétitions et des journées de compétition est de définir l’ordre chronologique des épreuves.

Créer une nouvelle saison

Pour créer une compétition, vous devez avoir une saison. Si vous en avez déjà une, passez à l’étape 4. Sinon, suivez les étapes suivantes pour créer une nouvelle :

  1. Cliquez sur l’onglet Compétitions dans la vue Administration.
  2. Cliquez sur Ajouter Saison
  3. Double-cliquez sur le champ Nom pour le modifier. P.ex.: Été 2011

Fenêtre de création des compétitions

Créer une nouvelle compétition

  1. Sélectionnez la saison dans laquelle vous voulez créer la compétition
  2. Cliquez ensuite sur Ajouter Compétition
  3. Double-cliquez sur le champ Nom pour le modifier. P.ex.: Compétition 1 ou Festival Western de St-Tite.

Vous pouvez répéter cette opération pour chaque compétition qui aura lieu dans votre saison.

Notice : Tous les champs ne sont pas modifiables.

Création d'une compétition

Créer une nouvelle journée

  1. Sélectionnez la compétition dans laquelle vous voulez créer la journée
  2. Cliquez sur Ajouter Journée, une nouvelle journée va être créé avec la date d’aujourd’hui
  3. Double-cliquez sur le champ Nom pour modifier la date.

Création d'une journée de compétition

Ajouter de nouvelles épreuves à une journée

  1. Sélectionnez la journée dans laquelle vous voulez ajouter des épreuves
  2. Cliquez sur Ajouter épreuve, une épreuve par défaut va être crée
  3. Double-cliquez sur le champ Nom pour modifier le type d’épreuve. Description des champs :
ChampDescription
No (Numéro de référence)Pas utilisé pour les épreuves.
NomLe type d’épreuve précédemment créé.
AjoutéLa somme d’argent fournit par le promoteur à ajouter aux bourses.
CommentaireL’utilisation du champ «Commentaire» est laissé à la discrétion de l’utilisateur.

Ajout d'une épreuve à une journée de compétition

Importation et exportation de données

Importer la liste de cavaliers de la FEQ

Pour importer la liste des cavaliers membre de la FEQ, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Importation dans la vue Administration, un assistant devrait s’afficher pour vous guider à travers les étapes d’importation.
  2. Sélectionnez la source d’importation Cavalier -> FEQ.
  3. Cliquez sur suivant.

Sélection de la source d'importation des cavaliers

  1. Sélectionnez les options d’importation suivante :
    • Importer les cavaliers qui sont actifs;
    • Cochez Importer l’adresse des cavaliers;
    • Cochez Mettre à jour la date d’expiration du membre.
  2. Cliquez ensuite sur Terminer.

Options d'importation des cavaliers

Importer la liste de montures de la FEQ

Pour importer la liste de montures de la FEQ, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Exportation dans la vue Administration, un assistant devrait s’afficher pour vous guider à travers les étapes d’importation.
  2. Sélectionnez la source d’importation Monture -> FEQ.
  3. Cliquez sur suivant.

Sélection de la source d'importation des montures

  1. Sélectionez les options d’importation suivante :
    • Décochez Seulement mettre à jour les montures existantes;
  2. Cliquez ensuite sur Terminer.

Option d'importation des montures

Mise en réseaux

L’une des fonctionnalités avancées d’Ekwos est la mise à réseaux. Cette fonctionnalité permet l’utilisation de plusieurs ordinateurs modifiant simultanément les mêmes données.

Limite

Ce guide n’explique pas comment configurer vos appareils réseau. Consulter la documentation associée à ces équipements. Ce guide se limite donc au processus requis pour mettre en réseaux l’application Ekwos.

Prérequis

Avant de poursuivre avec les étapes de mise en réseaux, voici quelques informations essentielles à comprendre.

  • Adresse URL : contiens un identifiant unique de l’ordinateur permettant aux autres ordinateurs de communiquer avec la vôtre. Prenez note que cette adresse peut changer.
  • Serveur : il s’agit de l’ordinateur qui partagera les données et qui sera accessible via une adresse URL.
  • Client : il s’agit d’un ordinateur esclave qui accédera aux données partagées par le serveur.

Mise en réseaux de deux ordinateurs

Afin de mettre en réseaux deux ordinateurs, vous devez avoir en main deux ordinateurs et un câble réseau – habituellement de couleur bleue.

Préalables
  • Assurez-vous d’avoir installé la même version d’Ekwos sur les deux ordinateurs. Dans le cas contraire, il vous sera impossible de faire la mise en réseaux.
Étapes

Branchez le câble réseau aux deux ordinateurs et démarrez les deux ordinateurs.

Diagramme pour la mise en réseaux d'Ekwos

Sur l’un des ordinateurs, démarrer Ekwos. Lors de la sélection de la base de données, vous devez sélectionner un fichier. Cet ordinateur deviendra le serveur.

Sélection d'une base de données sur le premier ordinateur

Toujours sur la même machine, une fois Ekwos ouvert, sélectionnez la vue Administration -> ‘Adresse du serveur’. Une boîte de dialogue affiche une adresse URL similaire à la suivante : jdbc:h2:tcp://192.168.14.102.52608/ekwos-demo.

Fenêtre d'affichage de l'addresse du serveur

Sur l’autre machine, démarrer Ekwos. Lors de la sélection de la base de données, entrez manuellement l’adresse URL.

Entrez l'addresse du serveur dans le second ordinateur

Mise en réseaux de 3 ordinateurs et plus

Afin de mettre en réseaux plusieurs ordinateurs, vous devez avoir les ordinateurs, le même nombre de câbles réseau et un router – possiblement sans fil.

Branchez les câbles réseau dans un arrangement similaire au modèle suivant. Ce guide n’explique pas comment configurer le réseau ou la connexion sans fil.

Diagramme pour la mise en réseaux avec trois ordinateurs

Suivez ensuite les étapes de la mise en réseaux pour deux ordinateurs.

Paramètres

Permet de personnaliser certains paramètres d’Ekwos.

Modifications des paramètres d'Ekwos

À-propos

Affiche les informations pertinentes à Ekwos : version, licence, etc.

Licence

Ekwos est toujours fourni avec une licence d’essai qui est valide pour une période limitée. Pour une utilisation à long terme, vous devez nous contacter pour obtenir une licence valide pour une période d’un an. Alors, vous recevrez par courriel un fichier nommé ‘ekwos.lic’. Cette page explique le fonctionnement de ce fichier.

Ekwos.lic c’est quoi ?

Ce fichier représente votre licence d’utilisation. Elle contient des informations qui permettent à Ekwos de déterminer si vous pouvez utiliser l’application ou non. Sans ce fichier, il vous sera IMPOSSIBLE d’utiliser Ekwos. Il vous est donc recommandé de conserver ce fichier dans un endroit sûr.

Si vous avez égaré le fichier, contactez-nous pour en obtenir une nouvelle copie.

Quoi faire avec le fichier ?

Lorsque vous recevez ce fichier par courriel, il vous est recommandé d’en faire une copie de sauvegarde. Si vous n’avez pas encore de licence installée, que votre licence est expirée ou que votre licence est corrompue, une fenêtre s’ouvrira au démarrage d’Ekwos, cliquez sur Installer licence…

Fenêtre d'avertissement pour sélectionner la license

Fournissez ensuite l’emplacement de votre licence.

Fenêtre de sélection du fichier de licence

Afin de vérifier que votre licence est active, lancez Ekwos. Ensuite, sélectionnez la vue ‘Administration’ -> ‘À propos’. Vous devriez voir la date d’échéance de votre licence ainsi que nom d’émission de la licence.

Fenêtre à propos d'Ekwos